Ein Bot, der an Termine erinnert und dem Empfang sagt, wen er anrufen soll

Telegram-Bot und Panel für das Personal einer Tierklinik. Der Bot liest Termine aus Google Calendar, erinnert Tierhalter 24 und 3 Stunden vorher und schreibt ihre Antwort in den Kalender zurück. Eine englische White-Label-Version lässt sich für eine andere Klinik einrichten.

Die Aufgabe

Die Klinik führt rund 60 Termine am Tag in Google Calendar, 3 bis 8 pro Stunde bei verschiedenen Tierärzten. Halter vergessen Termine, und alle anzurufen ist nicht machbar. Halter sollten direkt auf die Erinnerung antworten können, und der Empfang sollte die Antwort sehen. SMS leistete das nicht, und ein eigener Viber-Absender kostete unabhängig vom Volumen mindestens 200 € im Monat. Die Klinik entschied sich für Telegram.

Ein Telegram-Bot kann niemanden von sich aus anschreiben. Deshalb verbindet sich jeder Halter einmal: QR-Code am Empfang scannen oder einem Link folgen und die Telefonnummer teilen. Im Termin muss dieselbe Nummer stehen, deshalb zeigt das Panel jeden Termin, den der Bot nicht erreichen kann.

Was wir gebaut haben

• Erinnerungen mit Antwort. 24 und 3 Stunden vor dem Termin bekommt der Halter eine Nachricht mit drei Buttons: kommt, kann nicht, möchte verschieben. Nachts verschickt der Bot nichts.
• Markierungen im Kalender. Die Antwort erscheint sofort im Termin, und der Empfang arbeitet im selben Kalender weiter. Den Plan ändert der Bot nie: Das Personal legt Termine an und verschiebt sie.
• Wen anrufen. Eine Morgenübersicht um 8:30 und eine Ansicht im Panel zeigen Termine ohne Nummer, Halter ohne Bot, unbeantwortete Erinnerungen und Verschiebungswünsche.
• Ein Panel in Telegram. Tagesplan, neue Termine, Suche nach Halter oder Tier, Besuchsverlauf und Berichte.
• Frei gewordene Termine. Das Personal kann einen abgesagten Termin Haltern anbieten, die verschieben wollten oder zur Wiedervorstellung anstehen. Wer zuerst tippt, bekommt einen Anruf vom Empfang.
• Folgetermine. Ein Schlagwort im Kalendertermin setzt eine Erinnerung an Kontrolle, Impfung, Entwurmung oder Floh- und Zeckenbehandlung.
• Neuigkeiten aus der Station. Das Personal stellt Fotos und kurze Notizen ein, der Halter erhält sie in Telegram und muss nicht anrufen.
• Nachsorge. Der Bot erinnert nach Plan an Medikamente und fragt an festgelegten Tagen nach dem Zustand des Tieres. Eine besorgniserregende Antwort oder der Button für eine Verschlechterung alarmiert sofort den Tierarzt.
• Ein Konto für Halter. Besuche, Tiere mit Fotos, Geschenke und Kontaktdaten der Klinik.

Das Ergebnis

Erinnerungen, Antworten und Nachsorge laufen über den Kalender, den die Klinik schon nutzt. Der Empfang muss also nicht auf ein neues System umsteigen. In der englischen Version lassen sich Name der Klinik, Kontaktdaten, Öffnungszeiten und Erinnerungszeiten einstellen.