Un bot qui rappelle les visites et dit à l’accueil qui appeler

Un bot Telegram et un panneau pour l’équipe d’une clinique vétérinaire. Le bot lit les rendez-vous dans Google Calendar, prévient les propriétaires 24 et 3 heures avant la visite et inscrit leur réponse dans le calendrier. Une version anglaise en marque blanche peut être configurée pour une autre clinique.

La mission

La clinique gère environ 60 rendez-vous par jour dans Google Calendar, de 3 à 8 par heure auprès de plusieurs vétérinaires. Les propriétaires oublient leurs visites, et les appeler tous n’est pas réaliste. Ils devaient pouvoir répondre au rappel, et l’accueil devait voir cette réponse. Le SMS ne le permettait pas, et un expéditeur Viber dédié coûtait au moins 200 € par mois quel que soit le volume. La clinique a choisi Telegram.

Un bot Telegram ne peut écrire à personne en premier. Chaque propriétaire se connecte donc une fois : il scanne un QR code à l’accueil ou suit un lien, puis partage son numéro de téléphone. Le rendez-vous doit porter le même numéro, c’est pourquoi le panneau liste chaque rendez-vous que le bot ne peut pas joindre.

Ce que nous avons construit

• Des rappels avec réponse. 24 et 3 heures avant la visite, le propriétaire reçoit un message avec trois boutons : il viendra, il ne peut pas, il demande à reporter. La nuit, le bot n’envoie rien.
• Des marques dans le calendrier. La réponse apparaît aussitôt dans l’événement, et l’accueil continue de travailler dans le même calendrier. Le bot ne modifie jamais le planning : l’équipe crée et déplace les rendez-vous.
• Qui appeler. Un résumé à 8 h 30 et un écran du panneau listent les rendez-vous sans numéro, les propriétaires absents du bot, les rappels sans réponse et les demandes de report.
• Un panneau dans Telegram. Planning du jour, nouveaux rendez-vous, recherche par propriétaire ou animal, historique des visites et rapports.
• Des créneaux libérés. L’équipe peut proposer un créneau annulé aux propriétaires qui ont demandé un report ou doivent revenir. Le premier à répondre reçoit un appel de l’accueil.
• Des visites de suivi. Une étiquette dans l’événement programme un rappel de contrôle, de vaccination, de vermifuge ou de traitement contre les puces et les tiques.
• Des nouvelles de l’hospitalisation. L’équipe publie des photos et de courtes notes, et le propriétaire les reçoit dans Telegram sans avoir à appeler.
• Le suivi postopératoire. Le bot rappelle les médicaments selon le planning et demande aux jours prévus comment va l’animal. Une réponse inquiétante ou le bouton d’aggravation alerte aussitôt le vétérinaire.
• Un compte propriétaire. Visites, animaux avec photos, cadeaux et coordonnées de la clinique.

Le résultat

Les rappels, les réponses et le suivi s’appuient sur le calendrier que la clinique utilise déjà. L’accueil n’a donc pas à changer de système. Dans la version anglaise, le nom de la clinique, ses coordonnées, ses horaires et l’heure des rappels se règlent dans les paramètres.